KSeF in der Praxis: was sich in Ihrem Unternehmen ab 2026 ändert

• FORTUNKA
• KSeF
• 10. September 2026

KSeF (das nationale E-Rechnungssystem) ist keine Ankündigung mehr. Seit dem 1. Februar 2026 stellen die größten Steuerpflichtigen ihre Rechnungen in KSeF aus, seit dem 1. April 2026 alle übrigen Unternehmen, die VAT-Steuerpflichtige sind. Die letzte Gruppe, die kleinsten Firmen, folgt am 1. Januar 2027. Nachfolgend beschreiben wir, was das heute für ein kleines Unternehmen bedeutet, was bis Ende 2026 aufgeschoben wurde und wie die Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsbüro in KSeF aussieht.

Was ist KSeF?

KSeF ist ein System des Finanzministeriums, in dem Rechnungen in einem einheitlichen Format ausgestellt, übermittelt und gespeichert werden (strukturierte Rechnung). Statt eine PDF-Datei per E-Mail zu versenden, übermitteln Sie die Rechnung an KSeF; das System vergibt ihr eine Nummer, stellt sie dem Käufer bereit und bewahrt sie auf. Als Ausstellungsdatum gilt das Datum der Übermittlung an KSeF. Rechtsgrundlage der Pflicht ist das Gesetz vom 5. August 2025 zur Änderung des VAT-Gesetzes (polnisches Gesetzblatt Dz.U. 2025 poz. 1203) samt den Durchführungsverordnungen vom Dezember 2025.

Wen betrifft es?

Die Pflicht erfasst Unternehmer, die in Polen Rechnungen ausstellen — sowohl aktive VAT-Steuerpflichtige als auch von der VAT befreite. Es geht um Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Verbraucher (B2C) können freiwillig in KSeF ausgestellt werden, eine Pflicht besteht nicht.

Termine

Die Pflicht ist stufenweise in Kraft getreten und gilt für die meisten Unternehmen bereits:

• 1. Februar 2026 — Unternehmen, deren Umsatz einschließlich Steuer im Jahr 2024 200 Mio. PLN überschritten hat.
• 1. April 2026 — die übrigen Unternehmer, darunter Einzelunternehmen und kleine Gesellschaften.
• 1. Januar 2027 — die kleinsten Firmen: Wer im Monat insgesamt nicht mehr als 10 000 PLN Umsatz einschließlich Steuer erzielt, darf bis Ende 2026 Rechnungen in Papierform oder elektronisch außerhalb von KSeF ausstellen. Der Grenzwert richtet sich nach dem Ausstellungsdatum der Rechnung; die Rechnung, die ihn überschreitet, und alle weiteren in diesem Monat müssen bereits in KSeF gehen.

Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2026

Einige Pflichten treten erst am 1. Januar 2027 in Kraft:

• Sanktionen für Verstöße gegen die Pflichten in KSeF — sie gelten ab dem 1. Januar 2027.
• KSeF-Nummer bei der Überweisung — ab dem 1. Januar 2027 gibt ein aktiver VAT-Steuerpflichtiger, der einem anderen aktiven Steuerpflichtigen eine Rechnung aus KSeF bezahlt, deren KSeF-Nummer (oder die Sammelkennung) bei der Überweisung an.
• Kassenbelege mit NIP bis 450 PLN als vereinfachte Rechnungen und Rechnungen aus Registrierkassen — zulässig bis zum 31. Dezember 2026; ab dem 1. Januar 2027 dürfen Rechnungen aus der Kasse nicht mehr ausgestellt werden.
• Modus offline24 — besteht keine Verbindung zu KSeF, kann die Rechnung außerhalb des Systems ausgestellt und spätestens am nächsten Werktag an KSeF übermittelt werden.

KSeF-Token bleiben — was die Entscheidung des Finanzministeriums ändert

Noch Anfang 2026 galt die Regel, dass die Token zur Authentifizierung in KSeF wegfallen: § 13 der Verordnung vom 12. Dezember 2025 über die Nutzung von KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) lässt sie nur bis zum 31. Dezember 2026 zu, ab 2027 sollten ausschließlich KSeF-Zertifikate bleiben. Nach den Konsultationen vom Juni 2026 hat das Finanzministerium seine Haltung geändert: Am 1. September 2026 hat es angekündigt, dass die Token unbefristet erhalten bleiben und die Verordnung geändert wird. Bis zur Novelle nennt die Vorschrift weiterhin den 31. Dezember 2026 — deshalb lohnt es sich, das vor Jahresende zu prüfen. In der Praxis: Ein in KSeF 2.0 (ab dem 1. Februar 2026) erzeugtes Token bleibt bis auf Widerruf gültig und funktioniert in interaktiven Sitzungen und im Stapelbetrieb über die API oder ein Rechnungsprogramm, meldet Sie aber nicht in der Aplikacja Podatnika KSeF (Anwendung für Steuerpflichtige) an. Token aus KSeF 1.0 funktionieren in KSeF 2.0 nicht — Sie müssen neue erzeugen. Wissenswert ist außerdem, dass der Modus offline24 (Art. 106nda des VAT-Gesetzes) eine dauerhafte und keine Übergangslösung ist: Die Rechnung kann außerhalb des Systems ausgestellt und spätestens am nächsten Werktag an KSeF übermittelt werden, und das unbefristet.

Was bedeutet das heute für ein kleines Unternehmen?

Rechnungen von Geschäftspartnern, die bereits in KSeF fakturieren, kommen nicht per E-Mail — Sie müssen sie aus dem System abholen und dort prüfen, ob sie eingegangen sind. Ausgangsrechnungen stellen Sie in einem mit KSeF verbundenen Programm oder direkt in der Anwendung des Finanzministeriums aus. Damit das Buchhaltungsbüro in Ihrem Namen handeln kann, erteilen Sie ihm Berechtigungen in KSeF — ein Einzelunternehmen tut das nach dem Einloggen selbst, eine Gesellschaft über ein qualifiziertes elektronisches Siegel oder über das beim Finanzamt eingereichte Formular ZAW-FA.

Was wir in KSeF für Mandanten tun

Wir helfen bei der Erteilung der Berechtigungen für das Büro (ZAW-FA oder Siegel), prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm Dokumente über KSeF sendet und empfängt, holen Eingangsrechnungen aus KSeF ab und verbuchen sie im Rahmen der Buchhaltung, erstellen JPK_V7 und ordnen mit Ihnen vor dem 1. Januar 2027 die Zahlungen so, dass die KSeF-Nummer in die Überweisungen gelangt.

Sie wissen nicht, ob Ihr Unternehmen unter dem Grenzwert von 10 000 PLN bleibt, oder Sie fakturieren seit April in KSeF und möchten Abruf und Verbuchung der Belege an das Büro abgeben? Schreiben Sie uns — wir sehen uns Ihre Situation an und legen fest, was zu tun ist.

Quellen

• Ministerstwo Finansów — KSeF 2.0: podstawy prawne oraz kluczowe terminy
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1203)
• Ministerstwo Finansów — Krajowy System e-Faktur: plan wdrożenia
• Ministerstwo Finansów — Certyfikaty KSeF (aktualizacja 1 września 2026 r.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815)