Umfassende Betreuung in Personal, Lohn und Buchhaltung
Eine professionelle Betreuung in Lohn, Personal und Buchhaltung ist eine der Grundlagen eines gut geführten Unternehmens. Korrekt geführte Unterlagen, fristgerechte Abrechnungen und die Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften erlauben es Unternehmern, das Fehlerrisiko zu verringern und sich auf die Entwicklung der eigenen Tätigkeit zu konzentrieren.
Wir bieten vollständige Unterstützung in Personalwesen, Lohnabrechnung und Buchhaltung, zugeschnitten auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen unterschiedlicher Größe und Ausrichtung. Wir arbeiten zuverlässig, termintreu und vertraulich, gestützt auf praktische Kenntnis des Arbeitsrechts, der Sozialversicherung und des Steuerrechts.
Für wen die Betreuung in Lohn und Personal gedacht ist
Lohn und Personal führen wir für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten:
- für Einzelunternehmen, die auch nur eine Person beschäftigen — die Pflichten in Lohn und Personal sind dann dieselben wie in einem größeren Unternehmen
- für Gesellschaften und kleine Unternehmen, die im Arbeitsverhältnis und auf zivilrechtlichen Verträgen beschäftigen
- für Arbeitgeber, die das gesetzliche Minimum einhalten müssen — ab 1. Januar 2026 beträgt der Mindestlohn 4 806 PLN und der Mindeststundensatz bei Auftrags- und Dienstleistungsverträgen 31,40 PLN
- für Unternehmen, deren Lohnabrechnung Urlaube, Krankschreibungen und e-ZLA, Überstunden sowie PPK umfasst
- für Arbeitgeber, die Personen aus dem Ausland beschäftigen — ihre Vergütungen und ZUS-Beiträge rechnen wir genauso ab wie die der übrigen Mitarbeiter
Was die Betreuung in Lohn und Personal umfasst
Die laufende Betreuung umfasst:
- Lohnlisten und Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer und für Personen auf zivilrechtlichen Verträgen
- An- und Abmeldungen bei ZUS auf den Formularen ZUS ZUA, ZZA und ZWUA
- die monatliche Meldung ZUS DRA zusammen mit den personenbezogenen Berichten RCA und RSA
- Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer (PIT-4) von den Vergütungen
- die jährlichen Informationen und Erklärungen PIT-11, PIT-4R und PIT-8AR
- die Erfassung von Urlauben, Abwesenheiten und Krankschreibungen, einschließlich der Bearbeitung von e-ZLA
- die Betreuung des PPK: Anmeldung der Teilnehmer sowie Berechnung und Abrechnung der Einzahlungen
- Verträge, Dokumente zur Änderung der Beschäftigungsbedingungen und zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Unterlagen für Prüfungen durch PIP (Staatliche Arbeitsinspektion)
Personalverwaltung
Im Rahmen unserer Personaldienstleistungen übernehmen wir die vollständige Verwaltung der Mitarbeiterunterlagen und unterstützen Arbeitgeber bei den Pflichten, die ihnen das Arbeitsrecht auferlegt.
Der Leistungsumfang umfasst unter anderem:
- Erstellung der Unterlagen für die Einstellung von Mitarbeitern und Auftragnehmern
- Ausfertigung von Arbeitsverträgen, zivilrechtlichen Verträgen und Dokumenten zur Änderung der Arbeitsbedingungen
- Führung und Aktualisierung der Personalakten nach den geltenden Anforderungen
- Führung der Aufzeichnungen über Urlaub, Abwesenheiten und Arbeitszeit
- Arbeitszeiterfassung und Prüfung der Richtigkeit der Abrechnungen
- Erstellung der Unterlagen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Betreuung der arbeitsmedizinischen Untersuchungen und der BHP-Schulungen (Arbeitsschutz)
- An- und Abmeldung von Mitarbeitern und Auftragnehmern bei der ZUS
- Erstellung der Unterlagen für Prüfungen durch PIP (Staatliche Arbeitsinspektion), ZUS und andere Behörden
Lohnabrechnung
Wir übernehmen die vollständige Abwicklung der Prozesse rund um die Gehaltsberechnung und die Abrechnung öffentlich-rechtlicher Abgaben.
Unsere Leistungen umfassen:
- Berechnung der Vergütung für Arbeitnehmer und für Personen mit zivilrechtlichen Verträgen
- Erstellung der Lohnlisten
- Abrechnung der ZUS-Beiträge und der Einkommensteuervorauszahlungen
- Erstellung von Meldungen und Berichten für ZUS und Finanzamt
- Erstellung der Jahresmeldungen und der erforderlichen Steuerdokumente
- Ausstellung von Arbeits- und Verdienstbescheinigungen
- Abrechnung von Urlaub, Krankheit, Überstunden, Prämien und weiteren Lohnbestandteilen
- Unterstützung bei der Auslegung der Vorschriften zu Vergütung und Mitarbeiterleistungen
Arbeitsrechtliche Unterstützung für Arbeitgeber
Wir helfen Unternehmern, alltägliche Beschäftigungsfragen zu klären, unter anderem durch:
- Beratung bei der Wahl der passenden Beschäftigungsform
- Unterstützung bei der Erstellung von Personalverfahren und -unterlagen
- Analyse der Arbeitgeberpflichten nach den geltenden Vorschriften
- Vorbereitung Ihres Unternehmens auf Prüfungen und Hilfe beim Ordnen der Personalunterlagen
PPK und die Pflichten des Arbeitgebers
Wir unterstützen bei den Pflichten aus dem PPK (Kapitalpläne für Arbeitnehmer), darunter:
- Erstellung der Unterlagen
- Abwicklung der Anmeldungen von Mitarbeitern
- korrekte Berechnung und Abrechnung der Beiträge
- laufende Unterstützung bei den Arbeitgeberpflichten im Rahmen des Programms
PFRON und weitere Arbeitgeberpflichten
Wir helfen Ihnen, die mit der Beschäftigung verbundenen Pflichten zu erfüllen, darunter:
- Analyse Ihrer Pflichten in Bezug auf PFRON-Beiträge
- Erstellung der erforderlichen Abrechnungen und Unterlagen
- Unterstützung bei der korrekten Führung der Aufzeichnungen
Wie wir zusammenarbeiten
01 Absprachen & Übernahme der Unterlagen
Wir beginnen mit einem Gespräch darüber, wen Sie zu welchen Bedingungen beschäftigen. Wir übernehmen die Personalakten und die Lohndaten und legen den Umfang der Betreuung fest.
02 Die Daten des Monats
Jeden Monat übermitteln Sie uns Angaben zu Arbeitszeit, Abwesenheiten, Überstunden und Änderungen im Beschäftigungsverhältnis. Wir prüfen, ob die Unterlagen jeder neu eingestellten Person vollständig sind.
03 Berechnung & Meldungen
Wir berechnen die Vergütungen, erstellen die Lohnliste, die Meldung DRA mit den personenbezogenen Berichten sowie die Vorauszahlung PIT-4, und Sie erhalten die Beträge und die Zahlungsfristen.
04 Unterlagen & Jahresabschluss
Wir führen die Personalakten und die Arbeitszeiterfassung, stellen Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse aus und reichen nach Ende des Jahres PIT-11, PIT-4R und PIT-8AR ein.
Fristen und Pflichten des Arbeitgebers
Die Fristen und Sätze, die wir für Sie im Blick behalten:
- ZUS-Beiträge und die Meldung DRA für einen bestimmten Monat — bis zum 20. Tag des Folgemonats; die Frist gilt für andere Beitragszahler als Haushaltseinheiten und juristische Personen
- PIT-4R, PIT-8AR und PIT-11 an das Finanzamt — bis zum 31. Januar des Folgejahres, elektronisch
- PIT-11 für den Arbeitnehmer — bis Ende Februar des Folgejahres
- Beitragssätze bei einem Beitragszahler, der bis zu 9 Versicherte meldet — insgesamt, vor der Aufteilung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Altersrente 19,52 %, Erwerbsminderungsrente 8,00 %, Unfallversicherung 1,67 %, Arbeitsfonds zusammen mit dem Solidaritätsfonds 2,45 %
- ab 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 4 950 PLN und der Mindeststundensatz bei Auftrags- und Dienstleistungsverträgen auf 32,30 PLN — die Verordnung des Ministerrats wurde am 15. September 2026 veröffentlicht (Dz.U. 2026 poz. 1213)
Rechtsstand: September 2026. Die Vorschriften ändern sich, deshalb prüfen wir die Fristen und die Beträge bei jeder Abrechnung.
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1. Rechnet Fortunka die Löhne von Personen ab, die ein Einzelunternehmen beschäftigt?
Ja, wir führen Lohn und Personal für Einzelunternehmen mit Beschäftigten, für Gesellschaften und für kleine Unternehmen. Die grundlegenden Pflichten des Arbeitgebers entstehen bereits mit der ersten beschäftigten Person: Vertrag, Personalakte, Lohnliste, die Meldung ZUS DRA und die Vorauszahlung PIT-4 jeden Monat.
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2. Reicht Fortunka die ZUS-Meldungen im Namen des Unternehmens ein?
Ja, wir erstellen und übermitteln die Meldungen ZUS DRA und führen die Abrechnungen mit ZUS. Die Meldung für einen bestimmten Monat reichen wir bis zum 20. Tag des Folgemonats ein, zusammen mit den personenbezogenen Berichten RCA und RSA, und die An- und Abmeldungen der Mitarbeiter übermitteln wir auf den Formularen ZUS ZUA, ZZA und ZWUA.
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3. Rechnet Fortunka Mitarbeiter aus dem Ausland ab?
Ja, wir rechnen die Vergütungen und die ZUS-Beiträge von Mitarbeitern aus dem Ausland genauso ab wie die der übrigen. Um die Formalitäten rund um die Legalisierung von Aufenthalt und Beschäftigung kümmert sich eine eigene Leistung — sie beschreibt die Seite
Leistungen für ausländische Mitarbeiter.
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4. Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt es sich, Lohn und Personal auszulagern?
Ab dem ersten. Eine beschäftigte Person bedeutet bereits einen Vertrag, eine Personalakte, eine Lohnliste und die monatliche Meldung ZUS DRA sowie nach Ende des Jahres PIT-4R und PIT-11 — und jede dieser Pflichten hat ihre eigene Frist. Den Umfang der Betreuung kalkulieren wir individuell, denn er hängt von der Zahl der Beschäftigten und von der Art der Verträge ab.
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5. Was geschieht bei einer Prüfung durch ZUS oder die Staatliche Arbeitsinspektion?
Wir bereiten die Personal- und Lohnunterlagen vor, die die Prüfung verlangt, und helfen, die Personalakten und die Arbeitszeiterfassung zu ordnen. Auf Grundlage einer Vollmacht können wir außerdem die Korrespondenz mit ZUS und dem Finanzamt im Namen des Unternehmens führen.
Sicherheit, Termintreue und ein individueller Ansatz
Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Charakter und eigene Bedürfnisse, deshalb passen wir den Umfang der Zusammenarbeit an die Erwartungen jedes Mandanten an. Unsere Prioritäten sind Sorgfalt, Termintreue und die Gewissheit der Unternehmer, dass Personal, Lohn und Buchhaltung in Ordnung sind.
Wenn Sie uns die Verwaltung Ihres Unternehmens anvertrauen, gewinnen Sie einen professionellen Partner, der Ihnen hilft, Ihre Pflichten reibungslos zu erfüllen, und Ihnen den Rücken für die Führung des Geschäfts freihält.
Siehe auch
Lohn und Personal führen wir neben den übrigen Leistungen des Büros: Buchhaltung, Pauschalbesteuerung (ryczałt), Handels- & Steuerbücher, Abrechnungen mit Finanzamt & ZUS und Leistungen für ausländische Mitarbeiter.
