Für wen diese Leistung gedacht ist
Für Arbeitgeber, die Personen von außerhalb der Europäischen Union beschäftigen oder beschäftigen wollen. Die Regeln bestimmt das Gesetz vom 20. März 2025 über die Bedingungen der Zulässigkeit der Arbeitsübertragung an Ausländer im Hoheitsgebiet der Republik Polen (Dz.U. 2025 poz. 621 in der geänderten Fassung), das seit dem 1. Juni 2025 gilt.
- Arbeitgeber, die eines der drei Dokumente zur Legalisierung der Arbeit benötigen: eine Arbeitserlaubnis, eine Erklärung über die Übertragung der Arbeitsausführung oder eine einheitliche Erlaubnis für befristeten Aufenthalt und Arbeit.
- Unternehmen, die Staatsangehörige Armeniens, Belarus', Moldaus und der Ukraine beschäftigen — für sie steht der vereinfachte Weg über die Erklärung offen.
- Arbeitgeber ukrainischer Staatsangehöriger, für die sich am 5. März 2026 die Regeln für Aufenthalt und Meldungen geändert haben.
Was unsere Unterstützung umfasst
Unser Ziel ist es, Arbeitgebern die Einstellung von Menschen aus dem Ausland unkompliziert und sicher zu machen und die Unterlagen dabei im Einklang mit den geltenden Vorschriften zu halten.
Die Betreuung umfasst:
- die Prüfung, auf welcher Grundlage eine bestimmte Person in Polen arbeiten darf, und die Wahl des richtigen Dokuments
- Anträge auf Erlaubnisse und Erklärungen, die ausschließlich elektronisch über praca.gov.pl eingereicht werden
- die Übermittlung des mit dem ausländischen Mitarbeiter geschlossenen Vertrags an die Behörde über dasselbe System
- Meldungen über die in den Vorschriften genannten Änderungen sowie über die Nichtaufnahme oder die Unterbrechung der Arbeit — bei der Arbeitserlaubnis innerhalb von 7 Tagen, bei der Erklärung: über die Aufnahme der Arbeit innerhalb von 7 Tagen, über die Nichtaufnahme innerhalb von 14 Tagen
- die Meldung PSZ-PPWPU über praca.gov.pl für eine Person unter vorübergehendem Schutz
- die Feststellung der steuerlichen Ansässigkeit und die Bearbeitung von Ansässigkeitsbescheinigungen
- Lohn und Personal für Mitarbeiter aus dem Ausland — wir führen sie im Rahmen der Betreuung in Lohn und Personal
Legalisierung des Aufenthalts
Wir helfen bei der Vorbereitung der Unterlagen für Verfahren zum rechtmäßigen Aufenthalt ausländischer Mitarbeiter in Polen, insbesondere:
- Analyse der Situation und Feststellung der erforderlichen Dokumente
- Hilfe beim Zusammenstellen der Aufenthaltsunterlagen
- Vorbereitung von Formularen, Anträgen und den erforderlichen Anlagen
- Unterstützung bei der Erstellung der bei den zuständigen Behörden einzureichenden Unterlagen
- Prüfung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Unterlagen
- Überwachung der Fristen in laufenden Verfahren
Legalisierung der Beschäftigung
Wir unterstützen Arbeitgeber bei den Unterlagen für die rechtmäßige Beschäftigung von Personal aus dem Ausland, darunter:
- Erstellung der mit der Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter verbundenen Dokumente
- Unterstützung bei Verfahren zur Arbeitserlaubnis
- Vorbereitung der bei der Einstellung von Personal aus dem Ausland erforderlichen Unterlagen
- Prüfung der Richtigkeit von Aufenthalts- und Beschäftigungsdokumenten
- Führung der Personalunterlagen für ausländische Mitarbeiter nach den geltenden Anforderungen
Wir bieten vollständige Unterstützung für ausländische Beschäftigte, und zwar:
- Ausfertigung von Arbeitsverträgen und zivilrechtlichen Verträgen
- Führung der Personalakten
- ZUS-Anmeldungen und -Abrechnungen
- Berechnung der Vergütung
- Erstellung der Lohnlisten
- Steuerabrechnungen
- Erstellung der erforderlichen Meldungen und Bescheinigungen
A1-Bescheinigungen und entsandte Arbeitnehmer
Wir unterstützen Arbeitgeber bei Pflichten rund um die Sozialversicherung und die Entsendung von Arbeitnehmern, darunter:
- Erstellung der Unterlagen für Anträge auf A1-Bescheinigungen
- Hilfe beim Zusammenstellen der erforderlichen Angaben und Anlagen
- Unterstützung bei der Betreuung von Arbeitnehmern, die außerhalb Polens eingesetzt werden
- Erstellung der Unterlagen zur Frage, welches System der sozialen Sicherheit anzuwenden ist
Wie wir zusammenarbeiten
01 Prüfung der Situation
Wir stellen fest, auf welcher Grundlage eine bestimmte Person in Polen arbeiten darf: Staatsangehörigkeit, Aufenthaltstitel und die geplanten Beschäftigungsbedingungen, und benennen anschließend das richtige Dokument und die Anlagen.
02 Unterlagen & Antrag
Wir stellen die Unterlagen zusammen und bereiten den Antrag auf eine Erlaubnis oder die Erklärung über die Übertragung der Arbeitsausführung vor. Den Antrag und den geschlossenen Vertrag übermitteln wir über praca.gov.pl.
03 Beschäftigung & Anmeldungen
Nach Erteilung des Dokuments bereiten wir den Vertrag, die Anmeldungen bei ZUS und die Personalakte vor, und die Vergütung rechnen wir zusammen mit den übrigen Mitarbeitern ab.
04 Fristen & Meldungen
Wir achten auf die Fristen für die Meldungen: bei der Arbeitserlaubnis — 7 Tage für die Meldung von Änderungen sowie der Nichtaufnahme oder Unterbrechung der Arbeit; bei der Erklärung — 7 Tage für die Meldung der Arbeitsaufnahme und 14 Tage für die Meldung ihrer Nichtaufnahme.
Fristen und Pflichten
Die Fristen, die wir auf Seiten des Arbeitgebers im Blick behalten:
- Anträge und Erklärungen — ausschließlich elektronisch über praca.gov.pl; auf demselben Weg wird der mit dem ausländischen Mitarbeiter geschlossene Vertrag übermittelt.
- 7 Tage — für die Meldung an den Woiwoden, der die Erlaubnis erteilt hat, über die in den Vorschriften genannten Änderungen sowie darüber, dass der ausländische Mitarbeiter die Arbeit nicht innerhalb von 2 Monaten aufgenommen oder sie für mehr als 2 Monate unterbrochen hat.
- Von 500 bis 5 000 PLN — die Geldstrafe für die Verletzung der Pflicht, den Starosten (Kreisvorsteher) über die Aufnahme oder die Nichtaufnahme der Arbeit durch einen ausländischen Mitarbeiter auf Grundlage einer Erklärung zu benachrichtigen, sowie für die Übermittlung unwahrer Angaben über die Aufnahme, die Nichtaufnahme oder die Beendigung dieser Arbeit.
- 7 Tage — für die Meldung PSZ-PPWPU über praca.gov.pl für eine Person unter vorübergehendem Schutz, gerechnet ab dem Tag der Arbeitsaufnahme; für vor dem 5. März 2026 beschäftigte Personen ist keine erneute Meldung erforderlich.
- Bis zu 24 Monate — für diesen Zeitraum kann Staatsangehörigen Armeniens, Belarus', Moldaus und der Ukraine auf Grundlage einer Erklärung Arbeit übertragen werden (Verordnung vom 21. November 2025, Dz.U. 2025 poz. 1617, erlassen auf Grundlage von Art. 3 Abs. 8 des Gesetzes vom 20. März 2025). Gesondert: Für ukrainische Staatsangehörige, die sich legal in Polen aufhalten und keinen vorübergehenden Schutz genießen, gelten drei Jahre lang ab dem 5. März 2026 der freie Zugang zum Arbeitsmarkt und die Pflicht zur Meldung beim Kreisarbeitsamt (PUP) entsprechend (Art. 41 des Gesetzes vom 23. Januar 2026, Dz.U. 2026 poz. 203).
- 4. März 2027 — letzter Tag für die Stellung eines Antrags auf die Aufenthaltskarte CUKR (Art. 42x des Gesetzes über die Hilfe für ukrainische Staatsangehörige). Der Aufenthalt von Personen mit einer PESEL-Nummer mit dem Status UKR gilt auf Grundlage von Art. 106 Abs. 1 des Gesetzes über die Gewährung von Schutz für Ausländer (in der Fassung des Gesetzes vom 23. Januar 2026 über das Auslaufen der Regelungen aus dem Gesetz über die Hilfe für ukrainische Staatsangehörige, Dz.U. 2026 poz. 203) als legal, solange der Beschluss des Rates der EU gilt — nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2026/1912 des Rates bis zum 4. März 2028; Art. 42a des Gesetzes über die Hilfe für ukrainische Staatsangehörige wurde am 5. März 2026 aufgehoben.
- Steuerliche Ansässigkeit — ihr unterliegt, wer in Polen den Mittelpunkt seiner persönlichen oder wirtschaftlichen Interessen (Mittelpunkt der Lebensinteressen) hat oder sich hier länger als 183 Tage im Steuerjahr aufhält; die Vorschrift wird unter Berücksichtigung der Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung angewandt.
Rechtsstand: September 2026 — das Gesetz in der Fassung der Änderungen aus Dz.U. 2025 poz. 1794 sowie Dz.U. 2026 poz. 203, 473 und 734.
Warum sich Unterstützung lohnt
Die Beschäftigung eines ausländischen Mitarbeiters erfordert Kenntnis sehr vieler Vorschriften und große Sorgfalt bei den Formalitäten. Fehlerhaft erstellte Unterlagen können zu Verzögerungen, zusätzlichen Pflichten oder Problemen bei einer Prüfung führen.
Was wir bieten:
- einen individuellen Ansatz für jeden Fall
- termingerechte Erledigung der übertragenen Aufgaben
- Vertraulichkeit der von Ihnen übermittelten Informationen
- Unterstützung in jeder Phase der Zusammenarbeit
- Personal-, Lohn- und Verwaltungskompetenz an einem Ort
Wenn Sie bereits ausländische Mitarbeiter beschäftigen oder es planen, sprechen Sie uns an. Wir helfen Ihnen, den Beschäftigungsprozess zu ordnen und die erforderlichen Unterlagen vorzubereiten.
Kontakt aufnehmen
Häufige Fragen
-
1. Welche Unterlagen sind nötig, um einen ausländischen Mitarbeiter rechtmäßig zu beschäftigen?
Das hängt von der Staatsangehörigkeit und von der Grundlage des Aufenthalts ab. Drei Dokumente kommen infrage: die Arbeitserlaubnis, die Erklärung über die Übertragung der Arbeitsausführung oder die einheitliche Erlaubnis für befristeten Aufenthalt und Arbeit. Wir prüfen die Situation der konkreten Person und führen das richtige Verfahren.
-
2. Melden Sie die Beschäftigung eines ausländischen Mitarbeiters bei der Behörde?
Ja. Die Meldungen reichen wir ausschließlich elektronisch über praca.gov.pl ein. Den Woiwoden, der die Erlaubnis erteilt hat, benachrichtigen wir innerhalb von 7 Tagen über die in den Vorschriften genannten Änderungen sowie über die Nichtaufnahme oder die Unterbrechung der Arbeit durch den ausländischen Mitarbeiter.
-
3. Kümmern Sie sich um A1-Bescheinigungen und um die Entsendung?
Ja, wir kümmern uns um A1-Bescheinigungen und um die Formalitäten bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland. Wir bereiten die Unterlagen für den Antrag vor sowie die Dokumente, die belegen, welchem System der sozialen Sicherheit der Mitarbeiter unterliegt.
-
4. Betreuen Sie Arbeitgeber, die ukrainische Staatsangehörige beschäftigen?
Ja. Wir helfen bei der Legalisierung von Aufenthalt und Beschäftigung ukrainischer Staatsangehöriger und führen für sie Lohn und Personal. Seit dem 5. März 2026 gilt der Aufenthalt von Personen mit einer PESEL-Nummer mit dem Status UKR als legal, solange der Beschluss des Rates der EU gilt — nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2026/1912 des Rates bis zum 4. März 2028. Die Website steht in sieben Sprachen zur Verfügung, die Betreuung führen wir auf Polnisch und auf Englisch.
-
5. Wie lange dauert es, eine Arbeitserlaubnis zu erhalten?
Die gesetzlichen Fristen laufen ab der Einreichung eines vollständigen Antrags und hängen in der Praxis vom Woiwodschaftsamt ab. Wir versprechen keinen Termin — wir sagen Ihnen, in welchem Stadium die Sache ist und was sich auf Ihrer Seite beschleunigen lässt.
