Services pour ressortissants étrangers

Légalisation du séjour

Nous aidons à préparer les dossiers nécessaires aux procédures relatives au séjour régulier des ressortissants étrangers en Pologne, en particulier :

• l’analyse de la situation et l’identification des documents requis
• l’aide au rassemblement du dossier de séjour
• la préparation des formulaires, demandes et pièces jointes requises
• l’appui à la préparation des documents déposés auprès des autorités compétentes
• la vérification de l’exactitude et de l’exhaustivité du dossier
• le suivi des délais liés aux procédures en cours

Légalisation de l’emploi

Nous accompagnons les employeurs sur les dossiers liés à l’emploi régulier de personnel venu de l’étranger, notamment :

• la préparation des documents liés à l’emploi de ressortissants étrangers
• l’appui aux procédures de permis de travail
• la préparation des documents requis lors de l’embauche de personnel venu de l’étranger
• la vérification de l’exactitude des documents de séjour et d’emploi
• la tenue des dossiers RH des ressortissants étrangers conformément aux exigences en vigueur

Paie et RH pour les ressortissants étrangers

Nous assurons un accompagnement complet des salariés étrangers, couvrant :

• la rédaction des contrats de travail et des contrats de droit civil
• la tenue des dossiers du personnel
• les affiliations et déclarations ZUS
• le calcul des rémunérations
• l’établissement des livres de paie
• les déclarations fiscales
• l’établissement des attestations et certificats requis

Certificats A1 et travailleurs détachés

Nous accompagnons les employeurs sur les obligations liées à la sécurité sociale et au détachement de travailleurs, notamment :

• la préparation des dossiers de demande de certificats A1
• l’aide au rassemblement des informations et pièces requises
• l’appui à la gestion des travailleurs détachés hors de Pologne
• la préparation des documents établissant le régime de sécurité sociale applicable

Délais et obligations

Les échéances que nous suivons du côté de l’employeur :

• Les demandes et les déclarations — exclusivement par voie électronique via praca.gov.pl ; le contrat conclu avec le ressortissant étranger est transmis par la même voie.
• 7 jours — pour informer le voïvode qui a délivré le permis des changements énumérés par la réglementation, ainsi que du fait que le ressortissant étranger n’a pas commencé le travail dans un délai de 2 mois ou l’a interrompu pendant plus de 2 mois.
• De 500 à 5 000 PLN — l’amende encourue à défaut de notifier au starost (chef du district) la prise ou la non-prise de travail par un ressortissant étranger sur la base d’une déclaration, ainsi que pour avoir communiqué des informations inexactes sur la prise, la non-prise ou la fin de ce travail.
• 7 jours — pour la notification PSZ-PPWPU via praca.gov.pl concernant une personne bénéficiant de la protection temporaire, à compter du jour où le travail commence ; les personnes employées avant le 5 mars 2026 n’ont pas besoin d’une nouvelle notification.
• Jusqu’à 24 mois — la durée pour laquelle un travail peut être confié sur la base d’une déclaration aux ressortissants d’Arménie, de Biélorussie, de Moldavie et d’Ukraine (règlement du 21 novembre 2025, Dz.U. 2025 poz. 1617, pris sur le fondement de l’art. 3, al. 8 de la loi du 20 mars 2025). Séparément : pendant trois ans à compter du 5 mars 2026, le libre accès au marché du travail et l’obligation d’informer l’office du travail de district (PUP) s’appliquent mutatis mutandis aux ressortissants ukrainiens qui séjournent légalement en Pologne sans bénéficier de la protection temporaire (art. 41 de la loi du 23 janvier 2026, Dz.U. 2026 poz. 203).
• 4 mars 2027 — dernier jour pour déposer une demande de carte de séjour CUKR (art. 42x de la loi relative à l’aide aux ressortissants ukrainiens). Le séjour des titulaires d’un numéro PESEL assorti du statut UKR est reconnu comme régulier sur le fondement de l’art. 106, al. 1 de la loi sur l’octroi d’une protection aux étrangers (dans sa rédaction issue de la loi du 23 janvier 2026 sur l’extinction des dispositions issues de la loi relative à l’aide aux ressortissants ukrainiens, Dz.U. 2026 poz. 203) aussi longtemps que la décision du Conseil de l’UE est en vigueur — à la suite de la décision d’exécution (UE) 2026/1912 du Conseil, jusqu’au 4 mars 2028 ; l’art. 42a de la loi relative à l’aide aux ressortissants ukrainiens a été abrogé le 5 mars 2026.
• Résidence fiscale — une personne est résidente fiscale en Pologne si elle y a le centre de ses intérêts personnels ou économiques (centre des intérêts vitaux), ou si elle y séjourne plus de 183 jours au cours de l’année fiscale ; cette règle s’applique sous réserve des conventions visant à éviter la double imposition.

État du droit : septembre 2026 — loi telle que modifiée par le Dz.U. 2025 poz. 1794 ainsi que par le Dz.U. 2026 poz. 203, 473 et 734.

Pourquoi se faire accompagner

Employer un ressortissant étranger exige la connaissance de très nombreuses règles et une grande attention aux détails formels. Un dossier mal préparé peut entraîner des retards, des obligations supplémentaires ou des difficultés lors d’un contrôle.

Ce que nous apportons :

• une approche individuelle pour chaque dossier
• un travail livré dans les délais
• la confidentialité des informations que vous nous confiez
• un appui à chaque étape de notre collaboration
• des compétences RH, paie et administratives réunies en un seul endroit

Si vous employez déjà des ressortissants étrangers, ou si vous envisagez de le faire, contactez-nous. Nous vous aiderons à mettre de l’ordre dans le processus d’embauche et à préparer les documents nécessaires.