Obsługa cudzoziemców

Legalizacja pobytu cudzoziemców

Pomagamy w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia procedur związanych z legalnym pobytem cudzoziemców w Polsce, w szczególności:

• analizę sytuacji i wskazanie wymaganych dokumentów
• pomoc w kompletowaniu dokumentacji pobytowej
• przygotowanie formularzy, wniosków oraz wymaganych załączników
• wsparcie przy przygotowaniu dokumentów składanych do właściwych urzędów
• kontrolę poprawności i kompletności dokumentacji
• monitorowanie terminów związanych z prowadzonymi postępowaniami

Legalizacja pracy cudzoziemców

Zapewniamy wsparcie pracodawców w zakresie dokumentacji związanej z legalnym zatrudnieniem pracowników spoza Polski, obejmujące między innymi:

• przygotowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem cudzoziemców
• wsparcie przy procedurach dotyczących zezwoleń na pracę
• przygotowanie dokumentacji wymaganej przy zatrudnianiu pracowników zagranicznych
• weryfikację poprawności dokumentów pobytowych i pracowniczych
• prowadzenie dokumentacji kadrowej cudzoziemców zgodnie z obowiązującymi wymogami

Obsługa kadrowo-płacowa cudzoziemców

Zapewniamy pełną obsługę pracowników zagranicznych w zakresie:

• przygotowywania umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych
• prowadzenia akt osobowych
• zgłoszeń i rozliczeń z ZUS
• naliczania wynagrodzeń
• przygotowywania list płac
• rozliczeń podatkowych
• przygotowywania wymaganych informacji i zaświadczeń

Dokumenty A1 i delegowanie pracowników

Wspieramy przedsiębiorców w zakresie obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi oraz delegowaniem pracowników, w tym:

• przygotowanie dokumentacji do wniosków o wydanie zaświadczeń A1
• pomoc w kompletowaniu wymaganych informacji i załączników
• wsparcie przy obsłudze pracowników delegowanych do pracy poza granicami Polski
• przygotowanie dokumentacji związanej z podleganiem właściwemu systemowi zabezpieczenia społecznego

Terminy i obowiązki

Terminy, których pilnujemy po stronie pracodawcy:

• Wnioski i oświadczenia — wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl; tą samą drogą przekazuje się umowę zawartą z cudzoziemcem.
• 7 dni — na powiadomienie wojewody, który wydał zezwolenie, o zmianach wskazanych w przepisach oraz o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 2 miesięcy lub o przerwie dłuższej niż 2 miesiące.
• Od 500 do 5 000 zł — kara za niedopełnienie obowiązku powiadomienia starosty o podjęciu albo niepodjęciu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia, a także za przekazanie nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu tej pracy.
• 7 dni — na powiadomienie PSZ-PPWPU przez praca.gov.pl dla osoby objętej ochroną czasową, licząc od dnia podjęcia pracy; osoby zatrudnione przed 5 marca 2026 r. nie wymagają ponownego zgłoszenia.
• Do 24 miesięcy — na taki okres można powierzyć pracę na podstawie oświadczenia obywatelom Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy (rozporządzenie z dnia 21 listopada 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1617, wydane na podstawie art. 3 ust. 8 ustawy z dnia 20 marca 2025 r.). Odrębnie: przez trzy lata od 5 marca 2026 r. do obywateli Ukrainy przebywających legalnie w Polsce, którzy nie korzystają z ochrony czasowej, stosuje się odpowiednio swobodny dostęp do rynku pracy oraz obowiązek powiadomienia powiatowego urzędu pracy (art. 41 ustawy z dnia 23 stycznia 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 203).
• 4 marca 2027 r. — ostatni dzień na złożenie wniosku o kartę pobytu CUKR (art. 42x ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy). Pobyt osób z numerem PESEL ze statusem UKR jest uznawany za legalny na podstawie art. 106 ust. 1 ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony (w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, Dz.U. 2026 poz. 203) tak długo, jak obowiązuje decyzja Rady UE — po decyzji wykonawczej Rady (UE) 2026/1912 do 4 marca 2028 r.; art. 42a ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy uchylono 5 marca 2026 r.
• Rezydencja podatkowa — podlega jej osoba, która ma w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) albo przebywa tu dłużej niż 183 dni w roku podatkowym; przepis stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Stan prawny: wrzesień 2026 r. — ustawa w brzmieniu po zmianach z Dz.U. 2025 poz. 1794 oraz Dz.U. 2026 poz. 203, 473 i 734.

Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia?

Proces zatrudnienia cudzoziemca wymaga znajomości wielu przepisów oraz dbałości o szczegóły formalne. Nieprawidłowo przygotowana dokumentacja może prowadzić do opóźnień, dodatkowych obowiązków lub problemów podczas kontroli.

Zapewniamy:

• indywidualne podejście do każdej sprawy
• terminową realizację powierzonych zadań
• poufność przekazywanych informacji
• wsparcie na każdym etapie współpracy
• połączenie wiedzy kadrowej, płacowej i administracyjnej

Jeżeli zatrudniasz cudzoziemców lub planujesz rozpoczęcie takiej współpracy, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy uporządkować proces zatrudnienia oraz przygotować niezbędną dokumentację.