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KSeF in pratica: che cosa cambia nella Sua impresa dal 2026

Donna con una fattura in mano davanti a un laptop con un foglio di calcolo

10Set

FORTUNKA
KSeF
10 settembre 2026

Il KSeF (Krajowy System e-Faktur, il sistema nazionale di fatturazione elettronica) non è più un annuncio. Dal 1 febbraio 2026 emettono le fatture nel KSeF i contribuenti più grandi e dal 1 aprile 2026 le restanti imprese soggette a IVA. L’ultimo gruppo, le imprese più piccole, entrerà il 1 gennaio 2027. Di seguito descriviamo che cosa significa oggi per una piccola impresa, che cosa è stato rinviato alla fine del 2026 e come si lavora con lo studio contabile nel KSeF.

Che cos’è il KSeF?

Il KSeF è un sistema del Ministero delle Finanze nel quale le fatture vengono emesse, trasmesse e conservate in un unico formato (fattura strutturata). Invece di inviare un PDF per e-mail, Lei trasmette la fattura al KSeF; il sistema le assegna un numero, la mette a disposizione dell’acquirente e la conserva. La data di emissione è la data di trasmissione della fattura al KSeF. La base giuridica dell’obbligo è la legge del 5 agosto 2025 che modifica la legge sull’IVA (Dz.U. 2025 poz. 1203), insieme ai regolamenti attuativi del dicembre 2025.

Chi riguarda?

L’obbligo riguarda gli imprenditori che emettono fatture in Polonia — sia i soggetti IVA attivi sia quelli esenti da IVA. Si tratta delle fatture tra imprese (B2B). Le fatture per i consumatori (B2C) possono essere emesse nel KSeF su base volontaria: non vi è alcun obbligo.

Scadenze

L’obbligo è entrato in vigore per fasi e per la maggior parte delle imprese è già operativo:

1 febbraio 2026 — le imprese le cui vendite con imposta nel 2024 hanno superato 200 milioni di PLN.
1 aprile 2026 — gli altri imprenditori, comprese le ditte individuali e le piccole società.
1 gennaio 2027 — le imprese più piccole: quelle le cui vendite mensili complessive con imposta non superano 10.000 PLN possono, fino alla fine del 2026, emettere fatture cartacee o elettroniche fuori dal KSeF. Il limite si calcola in base alla data di emissione della fattura; la fattura che lo supera, e tutte le successive dello stesso mese, devono già passare dal KSeF.

Periodo transitorio fino al 31 dicembre 2026

Alcuni obblighi entrano in vigore soltanto il 1 gennaio 2027:

Le sanzioni per la violazione degli obblighi nel KSeF — si applicano dal 1 gennaio 2027.
Il numero KSeF nel bonifico — dal 1 gennaio 2027 il soggetto IVA attivo che paga a un altro soggetto attivo una fattura emessa nel KSeF ne indica nel bonifico il numero KSeF (oppure l’identificativo collettivo).
Gli scontrini con NIP fino a 450 PLN come fatture semplificate e le fatture emesse dai registratori di cassa — ammessi fino al 31 dicembre 2026; dal 1 gennaio 2027 le fatture da registratore di cassa non si possono più emettere.
La modalità offline24 — quando manca il collegamento con il KSeF, la fattura può essere emessa fuori dal sistema e trasmessa al KSeF entro il giorno lavorativo successivo.

I token KSeF restano — che cosa cambia la decisione del Ministero delle Finanze

All’inizio del 2026 valeva ancora la regola secondo cui i token di autenticazione nel KSeF sarebbero scomparsi: il § 13 del regolamento del 12 dicembre 2025 sull’utilizzo del KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) li ammette soltanto fino al 31 dicembre 2026 e dal 2027 dovevano restare unicamente i certificati KSeF. Dopo le consultazioni del giugno 2026 il Ministero delle Finanze ha cambiato posizione: il 1 settembre 2026 ha annunciato che i token saranno mantenuti a tempo indeterminato e che il regolamento sarà modificato. Fino alla modifica la norma continua a indicare il 31 dicembre 2026 — per questo conviene verificarlo prima della fine dell’anno. In pratica: il token generato nel KSeF 2.0 (dal 1 febbraio 2026) resta valido fino a revoca, funziona nelle sessioni interattive e in quelle batch tramite API o programma di fatturazione, ma non consente l’accesso all’Applicazione del contribuente KSeF. I token del KSeF 1.0 non funzionano nel KSeF 2.0: occorre generarne di nuovi. Vale la pena sapere inoltre che la modalità offline24 (art. 106nda della legge sull’IVA) è una soluzione permanente e non transitoria: la fattura può essere emessa fuori dal sistema e trasmessa al KSeF entro il giorno lavorativo successivo, senza limiti di tempo.

Che cosa significa oggi per una piccola impresa?

Le fatture dei contraenti che già fatturano nel KSeF non arrivano per e-mail: vanno recuperate dal sistema ed è lì che si verifica se sono arrivate. Le fatture di vendita si emettono con un programma collegato al KSeF oppure direttamente nell’applicazione del Ministero delle Finanze. Perché lo studio contabile possa operare per Suo conto, Lei gli conferisce le autorizzazioni nel KSeF: la ditta individuale lo fa da sola dopo l’accesso, la società tramite sigillo elettronico qualificato oppure con il modulo ZAW-FA presentato all’ufficio delle imposte.

Che cosa facciamo nel KSeF per i clienti

La aiutiamo a conferire allo studio le autorizzazioni (ZAW-FA o sigillo), verifichiamo che il Suo programma di fatturazione invii e riceva i documenti tramite il KSeF, recuperiamo dal KSeF le fatture di acquisto e le registriamo nell’ambito dei servizi di contabilità, prepariamo il JPK_V7 (il file di controllo unico per l’IVA) e, prima del 1 gennaio 2027, mettiamo in ordine con Lei i pagamenti, in modo che il numero KSeF finisca nei bonifici.

Non sa se la Sua impresa rientra nel limite di 10.000 PLN, oppure da aprile fattura nel KSeF e desidera affidare allo studio il recupero e la registrazione dei documenti? Ci scriva — verificheremo la Sua situazione e stabiliremo che cosa occorre fare.