KSeF obowiązkowy: od kiedy, dla kogo, co zrobić

Kobieta z fakturą w ręku przy laptopie z arkuszem kalkulacyjnym

10Wrz

FORTUNKA
KSeF
10 września 2026

Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestał być zapowiedzią. Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF wystawiają najwięksi podatnicy, a od 1 kwietnia 2026 r. — pozostałe firmy będące podatnikami VAT. Ostatnia grupa, najmniejsze firmy, dołączy 1 stycznia 2027 r. Poniżej opisujemy, co to znaczy dla małej firmy dziś, co jeszcze zostało odroczone do końca 2026 r. i jak wygląda praca z biurem rachunkowym w KSeF.

Czym jest KSeF?

KSeF to system Ministerstwa Finansów, w którym faktury są wystawiane, przesyłane i przechowywane w jednym formacie (faktura ustrukturyzowana). Zamiast wysyłać PDF e-mailem, przesyłasz fakturę do KSeF; system nadaje jej numer, udostępnia ją nabywcy i przechowuje. Datą wystawienia jest data przesłania faktury do KSeF. Podstawą prawną obowiązku jest ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203) wraz z rozporządzeniami wykonawczymi z grudnia 2025 r.

Kogo dotyczy?

Obowiązek obejmuje przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce — zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT. Chodzi o faktury między firmami (B2B). Faktury dla konsumentów (B2C) można wystawiać w KSeF dobrowolnie, obowiązku nie ma.

Terminy

Obowiązek wchodził w życie etapami i dla większości firm już obowiązuje:

1 lutego 2026 r. — firmy, których sprzedaż z podatkiem w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
1 kwietnia 2026 r. — pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności i małe spółki.
1 stycznia 2027 r. — najmniejsze firmy: te, których łączna miesięczna sprzedaż z podatkiem nie przekracza 10 000 zł, mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury papierowo lub elektronicznie poza KSeF. Limit liczy się według daty wystawienia faktury; faktura, która go przekroczy, i wszystkie kolejne w tym miesiącu muszą już trafić do KSeF.

Okres przejściowy do 31 grudnia 2026 r.

Kilka obowiązków wchodzi w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.:

Kary za naruszenie obowiązków w KSeF — obowiązują od 1 stycznia 2027 r.
Numer KSeF w przelewie — od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, płacąc innemu czynnemu podatnikowi za fakturę z KSeF, podaje w przelewie jej numer KSeF (lub identyfikator zbiorczy).
Paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone i faktury z kas fiskalnych — dopuszczalne do 31 grudnia 2026 r.; od 1 stycznia 2027 r. faktur z kasy nie można już wystawiać.
Tryb offline24 — gdy nie ma połączenia z KSeF, fakturę można wystawić poza systemem i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Tokeny KSeF zostają — co zmienia decyzja Ministerstwa Finansów

Jeszcze na początku 2026 r. obowiązywała zasada, że tokeny do uwierzytelniania w KSeF znikną: § 13 rozporządzenia z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) dopuszcza je tylko do 31 grudnia 2026 r., a od 2027 r. miały zostać wyłącznie certyfikaty KSeF. Po konsultacjach z czerwca 2026 r. Ministerstwo Finansów zmieniło zdanie: 1 września 2026 r. ogłosiło, że tokeny zostaną utrzymane bezterminowo, a rozporządzenie zostanie znowelizowane. Do czasu nowelizacji przepis nadal mówi o 31 grudnia 2026 r. — dlatego warto to sprawdzić przed końcem roku. W praktyce: token wygenerowany w KSeF 2.0 (od 1 lutego 2026 r.) pozostaje ważny do odwołania, działa w sesjach interaktywnych i wsadowych przez API lub program do fakturowania, ale nie loguje do Aplikacji Podatnika KSeF. Tokeny z KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0 — trzeba wygenerować nowe. Warto też wiedzieć, że tryb offline24 (art. 106nda ustawy o VAT) jest rozwiązaniem stałym, a nie przejściowym: fakturę można wystawić poza systemem i przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, bezterminowo.

Co to znaczy dla małej firmy dziś?

Faktury od kontrahentów, którzy fakturują już w KSeF, nie przychodzą e-mailem — trzeba je odbierać z systemu i tam sprawdzać, czy dotarły. Faktury sprzedażowe wystawia się w programie połączonym z KSeF albo bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów. Żeby biuro rachunkowe mogło działać w Twoim imieniu, nadajesz mu uprawnienia w KSeF — jednoosobowa działalność robi to samodzielnie po zalogowaniu, spółka przez kwalifikowaną pieczęć elektroniczną albo formularz ZAW-FA złożony w urzędzie skarbowym.

Co robimy w KSeF dla klientów

Pomagamy nadać biuru uprawnienia (ZAW-FA lub pieczęć), sprawdzamy, czy Twój program do fakturowania wysyła i odbiera dokumenty przez KSeF, odbieramy faktury zakupowe z KSeF i księgujemy je w ramach obsługi księgowej, przygotowujemy JPK_V7, a przed 1 stycznia 2027 r. porządkujemy z Tobą płatności tak, aby numer KSeF trafiał do przelewów.

Nie wiesz, czy Twoja firma mieści się w limicie 10 000 zł, albo od kwietnia fakturujesz w KSeF i chcesz oddać odbiór i księgowanie dokumentów biuru? Napisz do nas — sprawdzimy, jak wygląda Twoja sytuacja, i ustalimy, co trzeba zrobić.