KSeF en pratique : ce qui change dans votre entreprise à partir de 2026

• FORTUNKA
• KSeF
• 10 septembre 2026

Le Krajowy System e-Faktur (KSeF — le système national de facturation électronique) n’est plus une annonce. Depuis le 1er février 2026, les plus grands contribuables émettent leurs factures dans le KSeF ; depuis le 1er avril 2026, ce sont les autres entreprises assujetties à la TVA. Le dernier groupe, les plus petites entreprises, suivra le 1er janvier 2027. Nous décrivons ci-dessous ce que cela signifie aujourd’hui pour une petite entreprise, ce qui reste reporté à la fin de 2026 et comment se déroule le travail avec un cabinet comptable dans le KSeF.

Qu’est-ce que le KSeF ?

Le KSeF est un système du ministère des Finances dans lequel les factures sont émises, transmises et conservées dans un format unique (la facture structurée). Au lieu d’envoyer un PDF par e-mail, vous transmettez la facture au KSeF ; le système lui attribue un numéro, la met à disposition de l’acheteur et la conserve. La date d’émission est la date de transmission de la facture au KSeF. L’obligation repose sur la loi du 5 août 2025 modifiant la loi sur la TVA, publiée au Journal officiel polonais (Dz.U. 2025 poz. 1203), ainsi que sur les règlements d’application de décembre 2025.

Qui est concerné ?

L’obligation vise les entrepreneurs qui émettent des factures en Pologne — aussi bien les assujettis actifs à la TVA que ceux qui en sont exonérés. Il s’agit des factures entre entreprises (B2B). Les factures destinées aux consommateurs (B2C) peuvent être émises dans le KSeF à titre volontaire ; il n’y a pas d’obligation.

Échéances

L’obligation est entrée en vigueur par étapes et s’applique déjà à la plupart des entreprises :

• 1er février 2026 — les entreprises dont les ventes taxe comprise ont dépassé 200 millions de PLN en 2024.
• 1er avril 2026 — les autres entrepreneurs, y compris les entreprises individuelles et les petites sociétés.
• 1er janvier 2027 — les plus petites entreprises : celles dont le total mensuel des ventes taxe comprise ne dépasse pas 10 000 PLN peuvent, jusqu’à la fin de 2026, émettre leurs factures sur papier ou par voie électronique en dehors du KSeF. Le plafond se calcule d’après la date d’émission de la facture ; la facture qui le dépasse, et toutes les suivantes du même mois, doivent déjà passer par le KSeF.

Période transitoire jusqu’au 31 décembre 2026

Plusieurs obligations n’entrent en vigueur que le 1er janvier 2027 :

• Les sanctions en cas de manquement aux obligations dans le KSeF — applicables à partir du 1er janvier 2027.
• Le numéro KSeF dans le virement — à partir du 1er janvier 2027, l’assujetti actif à la TVA qui paie à un autre assujetti actif une facture issue du KSeF indique dans le virement le numéro KSeF de cette facture (ou l’identifiant collectif).
• Les tickets de caisse portant le NIP jusqu’à 450 PLN valant factures simplifiées et les factures issues des caisses enregistreuses — admis jusqu’au 31 décembre 2026 ; à partir du 1er janvier 2027, les factures issues d’une caisse ne peuvent plus être émises.
• Le mode offline24 — en l’absence de connexion au KSeF, la facture peut être émise en dehors du système et transmise au KSeF au plus tard le jour ouvrable suivant.

Les jetons KSeF restent — ce que change la décision du ministère des Finances

Au début de 2026, la règle voulait encore que les jetons (tokens) d’authentification au KSeF disparaissent : le § 13 du règlement du 12 décembre 2025 relatif à l’utilisation du KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) ne les admet que jusqu’au 31 décembre 2026, et à partir de 2027 seuls les certificats KSeF devaient subsister. À la suite des consultations de juin 2026, le ministère des Finances a changé d’avis : le 1er septembre 2026, il a annoncé que les jetons seraient maintenus sans limite de durée et que le règlement serait modifié. Jusqu’à cette modification, le texte parle toujours du 31 décembre 2026 — il vaut donc la peine de le vérifier avant la fin de l’année. En pratique : un jeton généré dans KSeF 2.0 (depuis le 1er février 2026) reste valable jusqu’à révocation et fonctionne dans les sessions interactives et par lots, via l’API ou un logiciel de facturation, mais il ne permet pas de se connecter à l’Aplikacja Podatnika KSeF, l’application du contribuable. Les jetons de KSeF 1.0 ne fonctionnent pas dans KSeF 2.0 — il faut en générer de nouveaux. Il faut aussi savoir que le mode offline24 (art. 106nda de la loi sur la TVA) est une solution permanente et non transitoire : la facture peut être émise en dehors du système et transmise au KSeF au plus tard le jour ouvrable suivant, sans limite de durée.

Qu’est-ce que cela signifie aujourd’hui pour une petite entreprise ?

Les factures des partenaires qui facturent déjà dans le KSeF n’arrivent plus par e-mail — il faut les récupérer dans le système et y vérifier qu’elles sont bien arrivées. Les factures de vente s’émettent dans un logiciel connecté au KSeF ou directement dans l’application du ministère des Finances. Pour que le cabinet comptable puisse agir en votre nom, vous lui accordez des autorisations dans le KSeF — une entreprise individuelle le fait elle-même après connexion, une société par cachet électronique qualifié ou par le formulaire ZAW-FA déposé auprès de l’administration fiscale.

Ce que nous faisons dans le KSeF pour nos clients

Nous aidons à accorder les autorisations au cabinet (ZAW-FA ou cachet), nous vérifions que votre logiciel de facturation envoie et reçoit les documents via le KSeF, nous récupérons les factures d’achat dans le KSeF et les comptabilisons dans le cadre de notre service comptable, nous préparons le JPK_V7 et, avant le 1er janvier 2027, nous organisons avec vous les paiements pour que le numéro KSeF figure dans les virements.

Vous ne savez pas si votre entreprise reste sous le plafond de 10 000 PLN, ou vous facturez dans le KSeF depuis avril et souhaitez confier au cabinet la réception et la comptabilisation des documents ? Écrivez-nous — nous examinerons votre situation et déterminerons ce qu’il y a à faire.

Sources

• Ministerstwo Finansów — KSeF 2.0: podstawy prawne oraz kluczowe terminy
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1203)
• Ministerstwo Finansów — Krajowy System e-Faktur: plan wdrożenia
• Ministerstwo Finansów — Certyfikaty KSeF (aktualizacja 1 września 2026 r.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815)