• Пн–Пт: 8:00 – 16:00
Запитати вартість

KSeF на практиці: що змінюється у Вашій фірмі від 2026 р.

Жінка з фактурою в руці біля ноутбука з електронною таблицею
  • FORTUNKA
  • KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF — Національна система е-фактур) перестав бути анонсом. Від 1 лютого 2026 р. фактури в KSeF виставляють найбільші платники, а від 1 квітня 2026 р. — решта фірм, що є платниками VAT (податку на додану вартість). Остання група, найменші фірми, долучиться 1 січня 2027 р. Нижче описуємо, що це означає для малої фірми сьогодні, що ще відклали до кінця 2026 р. і як виглядає праця з бухгалтерським бюро в KSeF.

Що таке KSeF?

KSeF — це система Міністерства фінансів, у якій фактури виставляють, надсилають і зберігають в одному форматі (структурована фактура). Замість надсилати PDF електронною поштою, Ви передаєте фактуру до KSeF; система присвоює їй номер, надає її покупцеві та зберігає. Датою виставлення є дата передання фактури до KSeF. Правовою підставою обов’язку є закон від 5 серпня 2025 р. про внесення змін до закону про VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203 — Законодавчий вісник) разом з виконавчими розпорядженнями від грудня 2025 р.

Кого це стосується?

Обов’язок охоплює підприємців, які виставляють фактури в Польщі, — як активних платників VAT, так і звільнених від VAT. Ідеться про фактури між фірмами (B2B). Фактури для споживачів (B2C) можна виставляти в KSeF добровільно, обов’язку немає.

Терміни

Обов’язок набирав чинності поетапно і для більшості фірм уже діє:

  • 1 лютого 2026 р. — фірми, продаж яких з податком у 2024 р. перевищив 200 млн PLN.
  • 1 квітня 2026 р. — решта підприємців, зокрема одноосібні підприємці та малі товариства.
  • 1 січня 2027 р. — найменші фірми: ті, чий сукупний місячний продаж з податком не перевищує 10 000 PLN, можуть до кінця 2026 р. виставляти фактури на папері або електронно поза KSeF. Ліміт рахують за датою виставлення фактури; фактура, яка його перевищить, і всі наступні в цьому місяці мусять уже потрапити до KSeF.

Перехідний період до 31 грудня 2026 р.

Кілька обов’язків набирають чинності лише 1 січня 2027 р.:

  • Штрафи за порушення обов’язків у KSeF — діють від 1 січня 2027 р.
  • Номер KSeF у переказі — від 1 січня 2027 р. активний платник VAT, оплачуючи іншому активному платникові фактуру з KSeF, вказує в переказі її номер KSeF (або збірний ідентифікатор).
  • Чеки з NIP (податковим ідентифікаційним номером) на суму до 450 PLN як спрощені фактури та фактури з касових апаратів — допустимі до 31 грудня 2026 р.; від 1 січня 2027 р. фактури з каси виставляти вже не можна.
  • Режим offline24 — коли немає з’єднання з KSeF, фактуру можна виставити поза системою і передати її до KSeF найпізніше наступного робочого дня.

Токени KSeF залишаються — що змінює рішення Міністерства фінансів

Ще на початку 2026 р. діяло правило, що токени для автентифікації в KSeF зникнуть: § 13 розпорядження від 12 грудня 2025 р. про користування KSeF (Dz.U. 2025 poz. 1815) допускає їх лише до 31 грудня 2026 р., а від 2027 р. мали залишитися виключно сертифікати KSeF. Після консультацій у червні 2026 р. Міністерство фінансів змінило думку: 1 вересня 2026 р. воно оголосило, що токени буде збережено безстроково, а розпорядження буде змінено. До внесення змін припис і далі говорить про 31 грудня 2026 р. — тому це варто перевірити перед кінцем року. На практиці: токен, згенерований у KSeF 2.0 (від 1 лютого 2026 р.), залишається дійсним до відкликання, працює в інтерактивних і пакетних сесіях через API або програму для виставлення фактур, але не дає входу до застосунку платника KSeF (Aplikacja Podatnika KSeF). Токени з KSeF 1.0 не працюють у KSeF 2.0 — треба згенерувати нові. Варто також знати, що режим offline24 (ст. 106nda закону про VAT) є постійним, а не перехідним рішенням: фактуру можна виставити поза системою і передати до KSeF найпізніше наступного робочого дня, безстроково.

Що це означає для малої фірми сьогодні?

Фактури від контрагентів, які вже виставляють їх у KSeF, не приходять електронною поштою — їх треба забирати із системи і там перевіряти, чи вони надійшли. Продажні фактури виставляють у програмі, з’єднаній з KSeF, або безпосередньо в застосунку Міністерства фінансів. Щоб бухгалтерське бюро могло діяти від Вашого імені, Ви надаєте йому повноваження в KSeF — одноосібний підприємець робить це самостійно після входу в систему, товариство — через кваліфіковану електронну печатку або формуляр ZAW-FA, поданий до податкової інспекції (urząd skarbowy).

Що ми робимо в KSeF для клієнтів

Допомагаємо надати бюро повноваження (ZAW-FA або печатка), перевіряємо, чи Ваша програма для виставлення фактур надсилає й отримує документи через KSeF, забираємо закупівельні фактури з KSeF і проводимо їх у межах бухгалтерського обслуговування, готуємо JPK_V7 (єдиний контрольний файл з VAT), а перед 1 січня 2027 р. впорядковуємо разом з Вами платежі так, щоб номер KSeF потрапляв до переказів.

Не знаєте, чи Ваша фірма вкладається в ліміт 10 000 PLN, або від квітня виставляєте фактури в KSeF і хочете передати бюро отримання та проведення документів? Напишіть нам — перевіримо, яка у Вас ситуація, і визначимо, що треба зробити.

Джерела

Теги KSeF Е-фактури VAT

Наші послуги

Категорії

Теги

KSeF VAT PIT ZUS KPiR